Home دریچه زمانی که ارائه‌های خوب با مشکلات فنی مواجه می‌شوند
زمانی که ارائه‌های خوب با مشکلات فنی مواجه می‌شوند

زمانی که ارائه‌های خوب با مشکلات فنی مواجه می‌شوند

31
3

اخیراً در یک همایش و مسابقه سخنرانی به عنوان تماشاچی شرکت کرده بودم و شاهد این بودم که برخی ابزارهای مورد استفاده برای بعضی از سخنرانان مشکل‌ساز شده بود. سخنرانان مجبور بودند از میکروفون‌های عادی در دست خود استفاده کنند که کار را برای برخی کمی دشوار کرده بود. صفحه تایمر روی سن نبود که با توجه به محدودیت زمانی سخنرانان بتوانند وقت خود را تنظیم کنند. دستگاه کنترل اسلایدها هم گاهی به خوبی افراد را یاری نمی‌کرد به طوری که یکی از سخنرانان دائماً مجبور می‌شد روی خود را از مخاطبان برگرداند و اسلایدهای خود را نگاه کند تا مطمئن شود دستگاه کنترل کار کرده است.

چنین اتفاقاتی غیر متداول نیست و مواقعی پیش می‌آید که ما مجبور می‌شویم در شرایطی نه چندان ایده‌‌آل ارائه دهیم؛ اما به هر حال شما مجبورید کار خود را به پیش ببرید و باید بتوانید با این شرایط هم کنار بیایید. در ادامه پنج قاعده آمده است که به شما کمک می‌کند برای شرایط نامناسب هم آمادگی داشته باشید.

خودتان را درگیر مسائل کوچک نکنید

محتوای کمکی که به همراه آورده‌اید باید مکمل صحبت‌های شما باشد، نه این که باعث منحرف شدن ذهن مخاطبان شود. سعی نکنید خودتان روی مشکلی در عوض شدن اسلایدها، یک غلط املایی یا کند بودن دستگاه تاکید کنید و به آن اشاره‌کنید. مخاطبان یا خودشان متوجه می‌شوند یا نمی‌شوند. اشاره کردن شما هیچ ارزش افزوده‌ای ندارد.

اگر چیزی درست کار نمی‌کند – مثل یک ویدئو، لینک وب‌سایت یا فایل صوتی – فقط از آن عبور کنید و صحبت خود را به پیش ببرید. این مسئله را به عنوان فرصتی ببینید تا بعداً اطلاعات را در اختیار مخاطبان قرار دهید. این می‌تواند دلیلی شود تا اطلاعات تماس آن‌ها را برای ارسال اطلاعات بگیرید، یا آن‌ها برای دانلود محتوا به وب‌سایت شما مراجعه کنند.

از وقتی که در اختیاردارید بهره ببرید

در بسیاری از همایش‌ها، ارائه‌ها یا سخنرانی‌ها وقت بسیار محدودی در اختیار شما قرار دارد و با هر دقیقه‌ای که می‌گذرد در واقع شما فرصت انتقال پیامتان را از دست می‌دهید. آمادگی داشته باشید تا ارائه خود را سر وقت آغاز کنید، چه با استفاده از ابزارها و فناوری‌ها و چه بدون آن‌ها.

وقتی افرادی برای سخنرانی شما حاضر می‌شوند، احتمالاً آن‌ها از قبل نسبت به شما و موضوعی که ارائه می‌دهید تا حدی اطلاع دارند. شما می‌توانید بدون نیاز به استفاده از فناوری با یک معرفی و مروری اجمالی بر محتوایی که قرار است ارائه دهید مخاطبان را آماده کنید؛ و درعین‌حال به گروه فنی چند دقیقه بیشتر فرصت دهید تا مشکل را برطرف کنند.

مخاطبان طرف شما هستند

مخاطبان می‌خواهند که شما موفق شوید؛ آن‌ها نه می‌خواهند و نه انتظار دارند که شما شکست بخورید. به هر حال آن‌ها هم وقت خود را هزینه کرده‌اند.

این مسئله را به خودتان یادآوری کنید و از آن بهره ببرید تا کنترل سالن را حفظ کنید و سخنرانی خود را با وجود هر نوع اشکال فنی به پیش ببرید.

در حین کار ساده‌سازی کنید

از خودتان بپرسید، آیا واقعاً برای موفقیت به فناوری نیاز دارید؟

فردی در همایشی مسئول ارائه نطق اصلی شده بود. نکته خوب در مورد یک نطق اصلی این است شما اولین فردی هستید که صحبت خواهد کرد؛ اما نکته بد این است که اولین کسی هم خواهید بود که با یک مشکل فنی مواجه می‌شوید.

در این همایش، میکروفون درست کار نمی‌کرد و به همین دلیل این فرد مجبور شد بدون میکروفون سخنرانی خود را انجام دهد. برای این که همه صدای او را بشنوند، او یک نفر را از ردیف آخر انتخاب کرد تا هر وقت صدایش را درست نمی‌شنید با دستش به او اشاره کند. بله او مجبور شد نسبت به حالتی که ترجیح می‌داد کمی بلندتر صحبت کند، اما با این حال توانست تمام محتوای مورد نظر خود را ارائه دهد و در پایان هم زمانی برای پرسش و پاسخ باقی بماند. تصور کنید اگر او به جای این کار منتظر می‌شد تا گروه فنی مشکل میکروفون را برطرف کند و بعد سخنرانی خود را شروع می‌کرد.

یک نقشه ثانوی داشته باشید

اگر ویدئو پروژکتور کار نکرد، خیال نکنید که دنیا به آخر رسیده است. آن را به عنوان فرصتی ببینید تا دانشی را که در ذهن خود دارید با مخاطبان به اشتراک بگذارید. شما هنوز هم می‌توانید از متن ارائه خود به عنوان راهنمایی برای صحبت‌هایتان استفاده کنید.

همیشه فایل ارائه خود را در چند جا ذخیره کنید، روی یک فلش، ایمیل یا حتی لپ‌تاپ یکی از همکاران تا اگر مشکلی برای لپ‌تاپتان پیش آمد بتوانید اطلاعات را بازیابی کنید.

البته، می‌توانید حداکثر احتیاط را در پیش بگیرید و نسخه چاپ‌شده محتوا را نیز به همراه آورید؛ اما این کار تنها در مورد ارائه‌های بسیار مهمی لازم است که محتوای مکمل در انتقال پیامتان نقش اساسی دارد و تعداد مخاطبان کم است. نسخه‌های چاپ‌شده البته یک مشکل دیگر هم دارند: کاغذهایی که در اختیار مخاطبان قرار می‌دهید ممکن است برای آن‌ها وسوسه برانگیز باشد و احتمالاً آن‌ها کاغذها را ورق خواهند زد و توجهشان از صحبت‌های شما منحرف خواهد کرد.

سخن آخر این که در دنیایی که به شدت به فناوری وابسته شده است شاید بهتر باشد هنگام سخنرانی آن چنان به فناوری متکی نشوید که نتوانید بدون آن ارائه دهید.

منبع: Inc

(31)

 
https://telegram.me/businesstrend
مهدی محمدزاده طهرانی مهدی دانش‌آموخته MBA از دانشگاه شریف و یکی از موسسان و دبیر ارشد مجله اینترنتی بیزینس‌ترند است.

Comment(3)

  1. نکته ای که برای کسب اطمینان از مناسب بودن صدا در انتهای سالن عنوان شد خیلی جالب بود.
    شاید تنها مورد از عناوین ذکر شده بود که برای بنده پیش نیامده و بکار نبرده ام!!

     

LEAVE YOUR COMMENT

Your email address will not be published. Required fields are marked *

لطفا جای خالی را پر کنید Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.