مدیریت بهتر زمانتان و کارکنانتان منجر به یک فرهنگ کاری فعال‌تر می‌شود که کلید اطمینان از رشد کسب‌وکار شما است.
نه تنها تفویض کردن – هوشمندانه و مقتدرانه – یک هنر است بلکه با این کار شما وقت بیشتری پیدا خواهید کرد، کارکنانتان متعهدتر، فعال‌تر و کاراتر خواهند بود و آرامش بیشتری در کار خود خواهید داشت.
این که یک رهبر بتواند افراد دیگر را قادر کند کارها را به انجام برسانند، معیاری کلیدی در سنجش میزان اثربخشی او به حساب می‌آید. مطالعه تازه‌ای کشف نموده است که ۵۳ درصد صاحبان کسب‌وکار بر این باورند که اگر ۱۰ درصد حجم کاری خود را به دیگران تفویض کنند می‌توانند کسب‌وکار خود را بیش از ۲۰ درصد رشد دهند.
پس شما هم این کار را انجام دهید. ادامه مطلب را بخوانید تا به طور قدم به قدم با شیوه صحیح تفویض کردن آشنا شوید.
برای تفویض کردن آماده شوید.
اغلب اولین قدم از همه دشوارتر است. کمی سرعت را کم کنید و اطمینان حاصل کنید که افراد دارند کارها را درست انجام می‌دهند. کارآفرینان گاهی اوقات برنامه‌ریزی را مانعی در برابر به انجام رساندن کارها می‌بینند، اما برنامه‌ریزی برای تفویض کردن، نوعی سرمایه‌گذاری در افرادتان، فرهنگ شرکتتان و کسب‌وکارتان است.
تصمیم بگیرید که چه چیزی را می‌خواهید تفویض کنید.
امور تکرارشدنی، جزئیات کار، حضور در برخی جلسات و فعالیت‌های را که بخشی از مسئولیت‌های اعضای تیم در آینده خواهد بود، تفویض کنید. ارزیابی عملکرد، اقدامات انضباطی، مسائل مشاوره‌ای و مربوط به روحیه افراد، امور محرمانه، اموری که مشخصاً به شما محول شده‌اند، مسائل پیچیده و مسائل حساس را برای خود نگه‌دارید.
تصمیم بگیرید که به چه کسی تفویض کنید.
هنگامی که می‌خواهید کاری را محول کنید، مهارت ابرازشده، علاقه‌مندی به کار و حجم کاری فعلی هر فرد را در نظر بگیرید. به سابقه موفقیت فرد در انجام وظایف مشابه توجه کنید – چگونه با دیگران کار می‌کند، چه زمانی بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهد و چقدر خوب می‌تواند تحت فشار کار کند.
به کارکنان به وضوح بگویید از آن‌ها چه انتظاری وجود دارد.
اطمینان حاصل کنید کارکنان مسئولیت‌هایی را که بر عهده گرفته‌اند متوجه شده‌اند و پذیرفته‌اند. از آن‌ها بخواهید تا برداشت خود را برای شما شرح دهند.
استانداردهای کار و عملکرد را شرح دهید.
اهداف کلی کار را به علاوه استانداردهایی که برای ارزیابی نتایج استفاده خواهد شد، تبیین کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف مشخص، قابل دستیابی، مرتبط و قابل اندازه‌گیری باشند.
اختیار و منابع کافی را برای انجام کار فراهم کنید.
هر کاری که تفویض شده است باید به همراه تفویض اختیار باشد، یعنی قدرت و منابع لازم برای به انجام رساندن کار. اختیار دادن ممکن است شامل اختیار خرج کردن پول، کمک گرفتن از دیگران یا نماینده یک دپارتمان شرکت بودن باشد.
بر تفویض خود نظارت داشته باشید.
نظارت بر کار افراد هم باعث انگیزش آن‌ها خواهد شد و هم به شما کمک خواهد کرد به سرعت متوجه مشکلات شوید. یک عضو بی‌تجربه تیم به نظارت بیشتری نیاز دارد. کارکنان باتجربه‌تر می‌توانند آزادی بیشتری داشته باشند و خودشان بر ابتکارات خود مدیریت داشته باشند.
اقدامات اصلاحی انجام دهید.
اگر کار، بیش از حد از شیوه‌نامه برنامه‌ریزی‌شده فاصله گرفت، سریعاً اقدامات اصلاحی قاطعانه‌ای انجام دهید. شما با مطرح نکردن نگرانی‌های خود در حق هیچ‌کسی لطف نمی‌کنید. متقابلاً بر روی طرحی توافق کنید که باعث بازگشت به اهداف موردنظر می‌شود. اگر وضعیت بهبود پیدا نکرد، در مورد انتساب خود تجدیدنظر کنید.
بازخورد دهید و برای نتایج خوب پاداشی در نظر بگیرید.
حتماً هم بازخورد مثبت و هم بازخورد منفی بدهید تا فردی که به او مسئولیت داده‌اید متوجه شود چه چیزی را خوب انجام می‌دهد و چگونه لازم است کار خود را بهبود دهد. عملکرد فوق‌العاده در صورتی که مورد سپاسگزاری قرار گرفته شود و برای آن پاداش داده شود، بیشتر احتمال دارد که ادامه پیدا کند. زمانی که فردی فوق‌العاده عمل می‌کند به آن کاملاً توجه کنید و در مورد ترفیع دادن، افزایش حقوق و مزایا و سپاسگزاری صادقانه و بی‌ریا سخاوتمند عمل کنید.
افراد متعهد و باتجربه باعث مزیت رقابتی می‌شوند.
هنگامی که به خوبی تفویض کنید، یک گروه پشتیبان از افراد آموزش‌دیده و باتجربه شکل می‌دهید که می‌توانند در حل مسائل و بهره‌گیری از فرصت‌ها در کار به شما کمک کنند. این امر باعث می‌شود انعطاف‌پذیری و چابکی سازمانی بیشتری داشته باشید و محیطی شورانگیزتر برای کارکنانتان به وجود آید و این موارد به نوبه خود یک مزیت رقابتی متمایز و پایدار به شما می‌دهند، صرف‌نظر از این که در چه صنعتی فعالیت دارید.
منبع: Inc.com
(69)
