Home دریچه یک قاعده ساده برای پرهیز از جلسه های بی‌فایده
یک قاعده ساده برای پرهیز از جلسه های بی‌فایده

یک قاعده ساده برای پرهیز از جلسه های بی‌فایده

73
2

از تیم خود بخواهید بزرگ‌ترین مواردی را که مانع بهره‌وری می‌شوند نام ببرند و ناگزیر دو مورد در بالای فهرست قرار می‌گیرد: سروسامان دادن به پیام‌های دریافتی‌شان و برنامه جلساتشان. در این جا قصد داریم به مورد دوم بپردازیم.

شما می‌توانید برای پرهیز از بی‌فایده شدن یک جلسه بخش ارائه را حذف کنید. در عوض آن، در خواست کنید مطالبی را که به طور معمول طی یک جلسه ارائه می‌شده است حداقل 24 ساعت قبل از زمان جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال شود تا آن‌ها بتوانند خود را با محتوای آن آشنا کنند.

اما یک نکته را در نظر داشته باشید: این که مطالب ارسال‌شده‌اند، بدین معنی نیست که خوانده خواهند شد. برای حل این مسئله، شما می‌توانید در آغاز هر جلسه بین 5 تا 10 دقیقه به حاضرین اجازه دهید تا نگاهی به مطالب بیندازند. اگر افراد از قبل مطالعه کرده باشند، این فرصت به آن‌ها اجازه می‌دهد تا ذهن خود را آماده کنند و یا بخش‌هایی را شناسایی کنند که تمایل دارند به آن‌ها عمیق‌تر پرداخته شود.

ممکن است این ایده که یک جلسه با 10 دقیقه سکوت آغاز شود، عجیب به نظر برسد، شاید این کار شما را یاد یک کتابخانه یا سالن مطالعه بیندازد. بااین‌حال، پس از چند بار که این کار را انجام دهید، نه‌تنها این شیوه غیرطبیعی جلوه نخواهد کرد – بلکه از آن استقبال هم خواهد شد. به‌خصوص اگر جلسات زود به اتمام برسد درحالی‌که حاضران بر مفید بودن آن توافق داشته باشند.

به‌محض این که افراد مطالعه خود را پایان دهند، زمان آن است که بحث و گفتگو آغاز شود. هیچ ارائه‌ای صورت نمی‌گیرد. مهم است که بر این نکته تاکید شود، زیرا اغلب افرادی که محتوا را آماده کرده‌اند ناخودآگاه شروع به ارائه کردن می‌کنند. اگر نگران این هستید که با فرصت ارائه ندادن به افرادی که وقت زیادی روی آماده کردن مطالب گذاشته‌اند، بی‌توجه و بی‌ملاحظه به نظر برسید، به شکلی سازنده متذکر شوید که این شیوه جدیدی است که در مورد همه اعمال می‌شود و به نفع تمام شرکت‌کنندگان جلسه خواهد بود، از جمله فردی که قبلاً نقش ارائه‌دهنده را بازی می‌کرد.

با حذف ارائه، اکنون می‌توان در جلسه بر روی ایجاد یک گفتمان باارزش متمرکز شد: فراهم کردن یک چارچوب مشترک، عمیق‌تر شدن بر روی اطلاعات و بینش‌های مستدل و شاید مهم‌تر از همه، مباحثه‌ای پربار داشتن.

اگر روی مطالب به خوبی فکر شده باشد و به شکلی ساده و شهودی بیان شده باشد، احتمال بروز سؤال‌هایی برای شفافیت بیشتر به حداقل می‌رسد. در چنین شرایطی، شگفت‌زده خواهید شد که جلسه‌ای که برای آن یک ساعت در نظر گرفته شده بود در عرض 20 تا 30 دقیقه به پایان می‌رسد.

البته، حتی مطلبی که به بهترین شکل آماده شده باشد نیز ممکن است به یک پیشنهاد یا نتیجه بحث‌برانگیز بینجامد. بااین‌حال، خبر خوب این است که شرکت‌کنندگان در جلسه اکنون قادر خواهند بود به طور عمیق‌تر به موضوع اصلی بپردازند و نظرات واقعی خود را به اشتراک‌گذارند تا این که با گوش دادن به نکات بی‌پایانی که خودشان از قبل با آن‌ها آشنا هستند، یا بدتر هنوز به نظرشان بی‌ربط و بی‌فایده به نظر می‌رسد، وقت خود را تلف کنند.

علاوه بر حذف ارائه‌ها و جایگزین‌کردن آن با بحث و گفتگو، در ادامه به چند نکته دیگر برای اثربخش‌تر‌کردن جلسات اشاره می‌کنیم:

1   هدف جلسه را تعیین کنید. پرسیدن یک سوال ساده در ابتدای جلسه، یعنی «هدف این جلسه چیست،» می‌تواند بسیار سودمند باشد، از آنجایی که اطمینان می‌دهد همه اتفاق‌نظر دارند و تلاش می‌کنند جلسه از موضوع خارج نشود تا این که اجازه دهند به مسائل بی‌پایانی پرداخته شود که به موضوع مورد بحث هیچ ربطی ندارد. حتی می‌توان هدف جلسه را روی جلد مطالب نوشت.

2   مشخص کنید که چه کسی جلسه را اداره می‌کند. هر جلسه‌ای تنها به یک نفر نیاز دارد که مدیریت جلسه را بر عهده داشته باشد. بیش از یک نفر، مثل ماشینی می‌ماند که دو راننده دارد که آنگاه در جاده نگه‌داشتن آن کار خیلی سختی خواهد بود. نقش اصلی این فرد این است که تضمین کند بحث و گفتگو از مسیر خارج نشود، این که هیچ کس در بحث غالب نشود و بحث‌های فرعی که طی جلسه مطرح می‌شوند سریع متوقف شوند.

3   زمانی را برای تعریف مفاهیم (و اصول اولیه) صرف کنید. خیلی مواقع جلسات به دلیل اختلافات معنایی از مسیر خارج می‌شوند. یک مجمع عمومی سازمان ملل را تصور کنید که هیچ ترجمه همزمانی در آن صورت نمی‌گیرد و آنگاه می‌توانید تصویر درست را در ذهن داشته باشید. واژگان با خود قدرت دارند، بنابراین، ارزش دارد که پیشاپیش زمانی صرف شود تا اطمینان حاصل کنیم که همه بر روی برخی واژگان کلیدی، عبارات و مفاهیم اتفاق‌نظر دارند.

4   کسی را مسئول یادداشت‌برداری کنید. این فرد نباید معادل تندنویس یک دادگاه تلقی شود که هر حرفی را که زده می‌شود ثبت می‌کند، بلکه این فرد کسی است که به خوبی از اهداف جلسه آگاه است و درک شفافی از محتوای جلسه دارد تا بتواند مهم‌ترین نکات بارز را ضبط کند. این کار نه‌تنها از اثر راشومون – این چندین نفر یک واقعه را به اشکال مختلف به خاطر آورند – جلوگیری می‌کند، بلکه طرحی از آن چه بحث شده و مورد توافق قرار گرفته است، فراهم می‌کند. این کار به‌خصوص برای مدعوینی که قادر نبوده‌اند در جلسه حاضر شوند، ارزشمند است.

5   اقلام اجرایی، دستاوردها و مسئولیت‌های کلیدی را خلاصه کنید. جلسه را بدون خلاصه کردن نتایج، اقلام اجرایی و مسئولیت‌های کلیدی برای رسیدن به قدم‌های بعدی پایان ندهید. این خلاصه معمولاً اولین چیزی است که صدمه می‌بیند وقتی جلسه طولانی می‌شود و افراد شروع به ترک جلسه می‌کنند تا به برنامه بعدی خود برسند. بااین‌حال، مسلماً مهم‌ترین کاری که در جلسه انجام می‌دهید این است (و در واقع دلیل برگزاری جلسه هم همین بوده است). نظم را رعایت کنید تا اطمینان حاصل شود مدعوین سر جای خود باقی بمانند و تمرکز خود را حفظ کنند هنگامی که قدم‌های بعدی بحث می‌شود و مورد توافق قرار می‌گیرد.

6   این سوال را بپرسید که چه چیزی را بهتر می‌توان انجام داد. خوب است که در پایان جلساتی که شما مسئول آن هستید بازخوردها را جمع کنید (به‌خصوص اگر نوع جلسه جدید باشد) و سوال کنید که آیا از نظر مدعوین جلسه ارزشمند بوده است و چه کاری در آینده می‌توان انجام داد تا آن را بهبود بخشید. هیچ راه بهتر از این وجود ندارد تا اطمینان حاصل کنید که جلسه لازم است. اگر به نتیجه برسید که لازم نیست، پس یا هدف و/یا قالب آن را تغییر دهید، یا کلاً آن را از تقویم حذف کنید.

منبع: Jeff Weiner on Linkedin

خوشحال خواهیم شد که شما هم نظرات خود را و شیوه‌هایی که برای اداره موثرتر جلسات استفاده می‌کنید بازگو کنید.

(73)

 
https://telegram.me/businesstrend
مهدی محمدزاده طهرانی مهدی دانش‌آموخته MBA از دانشگاه شریف و یکی از موسسان و دبیر ارشد مجله اینترنتی بیزینس‌ترند است.

Comment(2)

LEAVE YOUR COMMENT

Your email address will not be published. Required fields are marked *

لطفا جای خالی را پر کنید Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.